Politique sur la protection de la vie privée

Au Canada, depuis le 1er janvier 2004, les organisations qui collectent, utilisent et communiquent des renseignements personnels dans l’exercice de leurs activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») (Canada).

Comme l’exige la législation, Matrix Asset Management Inc. a mis en place des politiques et des procédures destinées à protéger de manière efficace tous les renseignements confidentiels qu’elle conserve dans ses dossiers ou dont la collecte est en cours. Pour respecter nos obligations, nous suivons soigneusement les dix principes fondamentaux établis dans la LPRPDE.

1. RESPONSABILITÉ

Matrix Asset Management Inc. a nommé un agent de la protection de la vie privée (« APVP »). L’APVP est le responsable en dernier ressort des renseignements personnels sous le contrôle de Matrix Asset Management Inc. et doit voir au respect des modalités et des procédures de cette politique sur la protection de la vie privée. Toute personne qui souhaite contester les procédures de Matrix Asset Management Inc. ou déposer une plainte à propos de ses pratiques de traitement des renseignements personnels doit communiquer avec l’APVP par téléphone au numéro 1-888-964-3533 ou par courriel à l’adresse info@matrixfunds.ca. Matrix Asset Management Inc. enquêtera sur chacune des plaintes et, si une plainte est jugée justifiée, prendra les mesures appropriées, y compris, s’il y a lieu, la modification de ses politiques et procédures.

2. FIN JUSTIFIANT LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Matrix Asset Management Inc. déterminera les fins pour lesquelles elle collecte des renseignements personnels avant et pendant qu’elle demande ces renseignements. Nous n’utiliserons ni ne communiquerons aucun renseignement personnel à une fin autre que celles pour lesquelles ce renseignement a été recueilli.

Nous recueillons des renseignements personnels pour s’assurer que nous avons toute l’information nécessaire pour :

gérer un compte;
fournir des services additionnels demandés par le client;
transmettre convenablement l’état d’un compte au client;
produire toutes les déclarations fiscales exigées;
s’acquitter convenablement de nos responsabilités de nature réglementaire relativement à l’évaluation de la pertinence et aux autres règles applicables aux valeurs;
s’acquitter convenablement de nos obligations en vertu de la législation fédérale sur le recyclage de l’argent et la suppression du terrorisme;
respecter nos obligations à titre de membre de divers organismes d’autoréglementation (OAR).

3. CONSENTEMENT DU CLIENT

Le consentement éclairé préalable d’une personne est exigé pour la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels.

4. LIMITATION DE LA COLLECTE

Nous limitons la collecte des renseignements personnels aux renseignements qui sont nécessaires aux fins précisées ci-dessus uniquement. La collecte se fait conformément à des politiques et des procédures qui sont justes et légitimes.

5. LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

Matrix Asset Management Inc. n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, sauf si un client consent à leur utilisation ou à leur communication pour une autre fin ou si la loi l’exige. Les renseignements conservés dans un dossier client seront gardés pendant la période standard de sept ans à compter de la fermeture finale du dossier du client, ou de la date à laquelle le dernier service a été fourni au client.

Nous nous limitons à la collecte des types de renseignements suivants :

renseignements de base d’un « fichier client » contenus dans le formulaire de demande de nouveau client de Matrix Asset Management Inc.;
renseignements nécessaires aux fins de la production des déclarations fiscales;
renseignements nécessaires pour respecter les exigences associées au recyclage de l’argent et à la suppression du terrorisme;
autres renseignements requis pour respecter les obligations imposées par les règles applicables aux valeurs, les règles des OAR ou d’autres lois.

6. MAINTIEN DE L’EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS

Matrix Asset Management Inc. a la responsabilité de s’assurer que tous les renseignements personnels conservés sont exacts, complets et à jour. Les clients peuvent demander, par écrit, que leurs renseignements personnels soient modifiés au besoin.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Des mesures de sécurité sont en place en vue de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre un accès, une divulgation, une reproduction, une utilisation ou une modification non autorisés, sans égard à la forme dans laquelle ces renseignements sont conservés. Les mesures de sécurité de Matrix Asset Management Inc. varient selon le niveau de confidentialité des renseignements personnels. Le niveau de protection le plus élevé est accordé aux renseignements personnels les plus sensibles.

8. TRANSPARENCE

Matrix Asset Management Inc. s’assure que les clients ont accès à de l’information précise concernant les politiques et les procédures qu’elle utilise pour la gestion de leurs renseignements personnels. Cette information est rendue disponible sous plusieurs formes, de sorte qu’elle est facilement accessible et facile à comprendre.

9. ACCÈS

Les clients peuvent demander par écrit d’avoir accès à leurs renseignements personnels. Matrix Asset Management Inc. informera le client que l’organisation détient des renseignements personnels à son sujet et lui rendra compte de l’utilisation qui en a été faite, tout comme elle identifiera les tiers à qui les renseignements ont été communiqués. Lorsqu’un client démontre que ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, ceux-ci seront modifiés suivant les besoins.

10. PLAINTES ET SUGGESTIONS

Si vous désirez transmettre une demande, une suggestion ou une plainte concernant les pratiques de Matrix Asset Management Inc. en matière de renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée au numéro 1 888 964-3533 ou par courriel à l’adresse info@matrixfunds.ca.