À compter du 1er janvier 2004, les organisations au Canada qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales devront respecter la nouvelle Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « Loi »).

Comme l'exige la Loi, la Gestion de fonds Mavrix inc. a adopté des politiques et des procédures visant à protéger efficacement les renseignements personnels consignés dans ses dossiers ou qu'elle recueillera à l'avenir. Pour satisfaire à nos obligations, nous respectons scrupuleusement les dix principes fondamentaux énoncés à l'annexe 1 de la Loi.

1. Responsabilité

La Gestion de fonds Mavrix inc. a désigné un chef de la protection des renseignements personnels (le « CPRP »). Le CPRP assume la responsabilité des renseignements personnels dont la Gestion de fonds Mavrix inc. dispose et est chargé de veiller au respect des dispositions de la présente politique. Quiconque désire se plaindre des procédures de la Gestion de fonds Mavrix inc., ou porter plainte à l'égard des pratiques de traitement des renseignements personnels de la Gestion de fonds Mavrix inc., doit s'adresser au CPRP, au 1-888-964-3533, ou par courriel à l'adresse privacyoffice@mavrixfunds.com. Toute plainte fera l'objet d'une enquête. Si elle est fondée, la Gestion de fonds Mavrix inc. prendra les mesures voulues, y compris la modification de ses politiques et pratiques, le cas échéant.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

La Gestion de fonds Mavrix inc. déterminera les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Elle n'utilisera, ni ne divulguera ces renseignements à des fins non précisées au moment de la collecte.

Nous recueillerons des renseignements personnels pour nous assurer de disposer de tous les renseignements nécessaires aux fins suivantes:

• gérer le compte du client;
• offrir au client les services additionnels qu'il demande;
• informer le client de l'état de son compte;
• fournir tous les renseignements requis aux fins fiscales;
• nous acquitter de nos obligations réglementaires à l'égard de l'évaluation de la convenance et des autres règles en matière de valeurs mobilières;
• nous acquitter de nos obligations en vertu des dispositions législatives fédérales en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes;
• nous acquitter de nos obligations en qualité de membre de divers organismes d'autoréglementation.

3. Consentement du client

Notre formulaire de consentement se trouve dans notre Formulaire de demande de nouveau client. Ce consentement peut également être exigé lorsqu'un client utilise un produit ou un service après l'ouverture du compte.

4. Limitation de la collecte

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et de façon honnête et illicite.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

La Gestion de fonds Mavrix inc. n'utilisera les renseignements personnels ou ne les communiquera qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels au dossier ne seront conservés que pour la période usuelle de sept ans à compter de la fermeture du dossier du client ou de la date où un service a été fourni au client pour la dernière fois.

Les types de renseignements que nous recueillons sont limités aux suivants:

• les renseignements fondamentaux concernant la connaissance du client qui figurent dans le Formulaire de demande de nouveau client de la Gestion de fonds Mavrix inc.;
• les renseignements requis aux fins fiscales;
• les renseignements exigés pour satisfaire aux exigences en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement d'activités terroristes;
• d'autres renseignements exigés pour satisfaire aux obligations imposées par la réglementation en matière de valeurs mobilières, les règles des OAR et toute autre disposition législative.

6. Exactitude des renseignements

Il incombe à la Gestion de fonds Mavrix inc. de veiller à ce que tous les renseignements personnels consignés dans ses dossiers soient exacts, complets et à jour. Les clients peuvent demander par écrit que les renseignements personnels les concernant soient modifiés au besoin.

7. Mesures de sécurité

Des mesures de sécurité ont été adoptées pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Les mesures de sécurité de la Gestion de fonds Mavrix inc. varieront selon la sensibilité des renseignements personnels. Le degré de protection le plus élevé est accordé aux renseignements personnels les plus sensibles.

8. Transparence

La Gestion de fonds Mavrix inc. veille à ce que ses clients aient accès aux renseignements concernant ses politiques et pratiques pour gérer les renseignements personnels les concernant. Ces renseignements sont fournis sous différentes formes généralement compréhensibles.

9. Accès

Les clients peuvent demander par écrit d'avoir accès aux renseignements personnels les concernant. La Gestion de fonds Mavrix inc. les informera du fait qu'elle possède des renseignements personnels à leur sujet, le cas échéant. Elle les informera également de l'usage qu'elle fait ou a fait des renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués. Si un client démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la Gestion de fonds Mavrix inc. y apportera les modifications nécessaires.

10. Plaintes et suggestions

Si vous désirez présenter une demande de renseignements, faire une suggestion ou porter plainte concernant les pratiques de la Gestion de fonds de Mavrix inc. en matière de renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels, au 1-888-964-3533, ou lui faire parvenir un courriel à l'adresse privacyoffice@mavrixfunds.com.

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